Gestión de Proyectos en sus 5 áreas principales

Gestion de Proyectos

Disciplina encargada de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y costo definidos.

Se enfoca en planificar las actividades, programarlas y luego mientras se está en el proceso de ejecución controlar dichas actividades.

Objetivo de la Gestion de Proyectos

Prever una guía práctica para planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de un proyecto. 

Caracteriticas                                            

•Objetivos.

•Calendario de recursos

•Demanda de recursos.

•Estrategias organizacionales.

•Sistema de control de información

Fases en la puesta en marcha de un proyecto

Ejecución:

Implantación de la programación desarrollada para el proyecto.

Control

•Seguimiento de las actividades. 

•Cumplimiento de los objetivos. 

•Evaluación de los resultados 

•Control de los recursos utilizados.

Cierre

•Entrega del proyecto. 

•Evaluación de la satisfacción del cliente.

1. Gestión de la calidad de proyectos

Se refiere a prevenir y evitar antes que medir y arreglar resultados de poca calidad. La gestión de la calidad de un proyecto es un sistema diseñado para garantizar los estándares de calidad mínimos requeridos. De esta forma, el procedimiento de trabajo está bajo ciertas normas que deben seguirse para asegurar un producto de alta calidad.

La gestión de la calidad de proyectos esta compuesta de cuatro componente principales:

• Definicion de la calidad
  
• Aseguramiento de la calidad
• Control de la calidad
• Mejoras de la calidad

2. Gestión de Compras

Se conoce como gestión de compras a la actividad relacionada con la adquisición de los bienes y servicios cuyo objetivo es la ejecución de un proceso productivo, comercial o administrativo. Incluye todos los procesos relacionados con la adquisición de bienes y servicios dentro del alcance del proyecto.

La gestión de compras esta compuesta por cinco componentes principales:

• Planificación de Compras y Subcontratos

• Planificación de Ofertas

• Solicitud de ofertas

• 
  Selección de ofertas

• Administracion de compras y recompras

Beneficios de una buena gestión de compras:

• Reducción de costos.

• Mejora en la calidad de suministros y servicios

• Reducir riesgos y garantizar los suministros

• Mejora de la competitividad

3. Gestion de la información y la comunicación

La comunicación, es algo más que el envío de información; es toda acción que lleva a cabo la organización tanto hacia dentro como hacia fuera de la misma y ya sea de forma planificada o no.

Para esta área de conocimiento resulta clave:

• 
  El intercambio de información.
• Un acto o una instancia de transmisión de la información.
• Un mensaje verbal o por escrito.
• Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.
• Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de un sistema común de símbolos.
• El proceso de envío y de recepción de mensajes.

La gestión de la información y comunicación esta compuesta por cuatro componentes:

• Planificación de las Comunicaciones

• Distribución de la Información

• Informes de Rendimiento

• Cierre Administrativo

4. Gestión de Recursos Humanos

La Gestión de Recursos Humanos (RRHH) define los procesos por los cuales las empresas planifican, organizan y administran las tareas y activos relacionados con las personas que conforman la organización.

La gestión de recursos humanos tiene la función de comunicar todas estas políticas y de preocuparse de fomentar los valores de la organización en los empleados. Para ello, es imprescindible analizar los modelos de liderazgo que existen en la organización, los canales de comunicación existentes, la dirección o direcciones en las que viaja la comunicación entre Dirección y empleados, la satisfacción de los trabajadores, su grado de aceptación de los valores de la compañía, etc

La gestión de recursos humanos esta compuesta por cuatro componentes

• Desarrollar el plan de recursos humanos.
• Obtener el equipo del proyecto.
• Desarrollar el equipo del proyecto.
• Dirigir el equipo del proyecto.

5. Gestión de Riesgos

Encarga de la identificación y análisis de los riesgos que ponen en peligro el éxito del proyecto, así como de los procedimientos y medidas de contingencia para evitarlos y solucionarlos.

Tipos de riesgos

En una empresa existen múltiples procesos que, a pesar de generar productividad a la organización, también son vulnerables a sufrir problemas, lo cual es un riesgo y debe ser contemplado. A continuación, los tipos de riesgos más comunes empresarialmente:

• Sistemáticos: engloban aquellos riesgos presentes en sistemas económicos o en el mercado de la compañía.
• No sistemáticos: derivados de la gestión financiera y la administración de cada negocio, es decir, que se produce por fallas en la organización.
• Financieros: se refiere a los que están presentes a causa de la gestión financiera, es decir, por los movimientos, transacciones y acciones que tienen influencia en las finanzas, dentro de los cuales están:
• Económicos: asociados a la actividad económica interna y externa; como las pérdidas a causa de mala toma de decisiones o eventos ajenos del entorno.

• 
  Ambientales: presentes en ambientes hostiles a nivel social o natural; como la violencia, inseguridad social, temperatura o altitud geográfica.

• Políticos: derivados de circunstancias políticas que pueden afectar a la organización; como acciones gubernamentales, cambios de gobierno, acciones terroristas, revoluciones, entre otros.
• Legales: se refiere a aquellos obstáculos legales o normativos que puede impedir la actividad comercial y operativa en un sitio determinado; como leyes restrictivas del mercado, entre otros.
  

La gestión de riesgos esta compuesta de seis componentes:

• Planificación de la Gestión de Riesgos.
• Identificación de Riesgos.
• Análisis Cualitativo de los Riesgos.
• Análisis Cuantitativo de los Riesgos.
• Planes de Contingencia.
• Control y Supervisión de los Riesgos.